Як зробити наради більш продуктивними. Частина 1.

“ Група людей, які слідують одній думці, висловленій авторитетом, може розглядатись як єдиний розум. Коли ж різні люди зберуться після роздумів, самоперевірки, дебатів, тоді їх спільна думка буде найбільш вірною”
Аль-Фарабі: філософ Сходу

Чи пробували ви колись підрахувати, скільки часу ви (або менеджери вашої компанії) проводите на нарадах?
А які результати були отримані в ході цих нарад?
Чи відповідають ці результати витраченому часу?

Кожен може пригадати нараду, на якій обговорювались несуттєві дрібні питання за участю кількох топ-менеджерів. І хоча наради є одними із основних інструментів управлінця, ефективність їх часто є вкрай низькою.

Наради за участю менеджменту, клієнтів, партнерів, очні та дистанційні наради, річні квартальні і звітні…Від однієї згадки про нараду, що наближається, багатьом хочеться застогнати. А даремно, адже нарада може бути вкрай дієвим і захоплюючим заходом, якщо всерйоз задатись метою оптимізації якості нарад та використовувати кілька простих інструментів

В статті розберемо як працює механізм наради і як налагоджувати його елементи.

«Знову ця нарада»…
«Візьму із собою на нараду комп’ютер і спокійно попрацюю»…
«Якби не ці нудні наради моя робота приносила б мені більше задоволення»…

Коли я чую такі зітхання, я уявляю собі лікаря, який каже, що якби не лікування пацієнтів, його робота була б цікавішою і спокійнішою.

Таке ставлення до нарад є парадоксальним, оскільки в самій суті наради не криється нічого нудного. Адже за визначенням нарада – це динамічна взаємодія між людьми, яка виникає при обговоренні важливих тем і результатом якої повинно стати узгоджене рішення.

І тим не менше, щодня проводяться тисячі неефективних і нудних нарад.

Звернімось до статистики США (для України даних нажаль не знайшла)
В середньому щодня проводиться близько 11000000 нарад. Кожен спеціаліст приймає участь у 62 нарадах/міс. Але 50% часу на нараді втрачається даремно. І якщо 1 нарада триває 1 годину, а 1 спеціаліст затрачає 31 годину в міс. на неефективні наради, що становить 4 роб дня на місяць,легко можна порахувати вартість такої наради для підприємства

Ефективність наради можна легко вирахувати за допомогою простої формули
Ефективність наради=цінність прийнятих рішень/час наради*кількість учасників*середня зарплата учасників.

Таким чином, збільшуючи цінність рішень, що приймаються на нараді і зменшуючи тривалість та кількість учасників можна отримати максимально ефективний захід
Нажаль, мало хто на практиці займається оптимізацією нарад, адже легше вважати нараду нудним і неефективним заходом

Цей простий тест допоможе перевірити, наскільки ефективними є наші наради.
Відповідаючи на питання тесту можна одразу відмітити, які елементи наради потребують вдосконалення

Тест «Якість нарад в яких ви приймаєте участь»
1. Наради проводяться нерегулярно
2. Наради призначаються раптово
3. Не задана тема, немає регламенту, учасники і сам ведучий толком не в курсі про що йтиметься на нараді
4. Дублювання одної і тої самої повістки на кожній нараді, пережовування однієї і тієї ж інформації
5. Керівник знає, що хоче розповісти, але не продумав як повинен це зробити. В результаті-сперечання, викривлення, непорозуміння
6. Нарада постійно проходить не в повному складі
7. Керівник часто переносить наради, починає не вчасно, проводить не за регламентом
8. Учасники не вкладаються в регламент. Відволікаються, не дотримуються таймінгу, перескакують з теми на тему, перебивають один одного
9. Ведучий говорить і говорить. Учасники скучають, думають про своє, перемовляються
10. Керівник першим висловлює свою думку по питанню, що обговорюється і учасники вважають свою думку не важливою
11. Керівник не висловлює свою думку, не реагує на цифри, не аналізує факти, нарада стає нецікавою, втрачаються мета і зміст, немає стимулів до дії
12. Обговорення гарячих питань (зарплата, штрафи) перетворюються на “базар”
13. На нарадах проходить “публічне покарання”
14. Працівник повинен був підготуватись з певного питання, ви не перевірили якість підготовки. І ось він починає говорити, а вам стає погано
15. Прийняті рішення не контролюються, не втілюються, забуваються
16. Керівник не аналізує свої помилки в проведенні наради

Давайте розберемось чи можна покращити якість нарад власними зусиллями, чи необхідно змиритись і прийняти факт неефективності нарад.
Неефективності нарад можна зарадити кількома способами.

Переважна більшість компаній, в яких мені довелось працювати чи консультувати, використовували однакову схему нарад.
Це формальні мітінги від запланованих щоденних п’ятихвилинок, розтягнутих на добрих 1,5 години до річних нарад-корпоративів з обов’язковим святковим застіллям.
Майже всі керівники допускають однакову помилку: вони намагаються вмістити в одну нараду всі питання, які потребують обговорення. Намагаючись скоротити час наради вони пробують проводити наради щотижнево або раз на місяць і вмістити в обговорення все-від стратегії продажу до замовлення паперу для принтеру
Якщо ж відійти від стереотипного формального підходу до нарад, ми з успіхом можемо використовувати наступні види нарад:
http://nextlevelcc.com.ua/wp-content/uploads/2018/06/narada.jpg
Кожен з цих видів наради виконує певну місію. Наприклад річна нарада передбачає підведення підсумків роботи за рік, трансляцію стратегії від топ-менеджменту до працівників, роз’яснення цілей і мотивацію на досягнення. Іноді для працівників це єдина можливість побачити топ-менеджмент «наживо» та зарядитись духом корпоративної культури. Тому річна нарада є важливим елементом мотивації працівників.
Квартальні і місячні наради-це проміжні етапи на шляху до досягнення річних цілей. Тут можна оперативно простежити ефективність і швидкість руху в напрямку поставлених завдань, а також вчасно помітити перешкоди і скоригувати план дій.
На оперативних щотижневих і щоденних нарадах варто коротко обговорювати ефективність роботи команди, відслідковувати завантаженість працівників і доступність ресурсів.

Окрім вибору форми наради і формальної її організації, на мою думку не менш важливе значення має атмосфера, в якій проходить нарада та настрій учасників наради.
Для будь-якого типу наради вкрай важливою є довіра і відкритість. Якщо нарада проводиться в авторитарному стилі або «показовому для галочки», наслідки таких заходів можуть бути катастрофічними наприкінці року і саме такі наради славляться своєю нудністю.
Елементи атмосфери, що панує на нараді вдало описані Патріком Ленсіоні в його книзі із трагічною назвою «Смерть від наради». В простій і веселій формі автор проводить аналогію між побудовою наради і режисурою фільму. Запорукою захоплюючої екранізації є емоційна напруга, кульмінація і зрозуміле завершення. Так само і під час наради-наявність драми, здорового конфлікту збуджує інтерес учасників та продукує енергію для вирішення питань.
Існує феномен, відкритий ще 1968 р. Ф. Герцбергом, який називається «позитивним цилом». Суть його полягає в тому, що навіть незначна похвала може суттєво вплинути на продуктивність працівників. Тому рекомендую ніколи не забувати цього керівникам і проводити наради на позитивній ноті, не забуваючи відзначати прогрес і успіхи справи.
Поза тим, і критиці необхідно залишати місце, інакше нарада перетвориться на «клуб дозвілля», а результати роботи над проектом можуть дуже неприємно вразити. Якщо на нарадах панує атмосфера відкритості та конструктивну, використовуйте практику звітування Open Task Report (OTR) – тобто перелік завдань, які потрібно було виконати згідно плану, але які не виконані з тих чи інших причин. Така форма звітності допомагає тримати руку на пульсі і вчасно вносити корективи.

Практичне завдання:
Кейс «Оцініть необхідність в проведенні наради»
Ви – генеральний директор швейної фабрики, яка складається з 4 підрозділів
Останнім часом ви помічаєте, що ваші щотижневі наради перетворюються на «базар», який закінчується конфліктами між начальниками підрозділів
До того ж результативність таких нарад нульова, тому що факти, озвучені на нараді, ніде не фіксуються
За останніми даними загострився конфлікт між 2 і 4 підрозділами. Конфлікт обумовлений тим, що керівник 2 підрозділу категорично відмовляється постачати рулони тканини 4 –му підрозділу, мотивуючи тим, що йому самому не вистарчає
По факту, вам відомо що минулого місяця закуплено 200 рулонів тканини і обсяги виробництва знизились
Крім того вам відомо, що робочі не задоволені низькою якістю харчування в заводській їдальні
Питання:
Чи необхідно в даній ситуації скликати нараду? __________________________
Кого запросити на нараду? ____________________________________________
Які запитання обговорювати?_________

Отже, що ми можемо зробити для підвищення якості нарад
– Навчіть кожого працівника правилам проведення нарад. Вкрай ефективною є практика проведення тренінгу за однаковою програмою для всього персоналу. Це дозволяє сформулювати однаковий стандарт і однакове розуміння, скасовує опір та значно економить час і зусилля при впровадженні стандартів
– Застосовуйте різні методи і форми проведення нарад. В час високошвидкісних інформаційних потоків є безліч можливостей організувати нараду навіть з працівниками чи клієнтами у найвіддаленіших куточках світу. Також варто осягнути різні стилі проведення нарад і різні формати. Пробуйте, експериментуйте і знаходьте такий, який підходить саме вашій команді
– Проводьте лише ті наради, без яких не можна обійтись і запрошуйте лише потрібних людей. Цим гігієнічним заходом ви зекономити немало часу і коштів

стаття опублікована в журналі “Кадровик України”, листопад 2015р.